Noch 6 Wochen bis zur Veranstaltung. Die Location ist gebucht, dein Wunsch-Caterer hat zugesagt und die Agenda steht – jetzt fehlt nur noch ein richtig guter Eventfilmer. Einer, der genau zu deiner Veranstaltung passt, dich quasi ohne Worte versteht und auch wirklich zuverlässig ist. Aber wie soll man den finden?
Hier bekommst du 11 Tipps, woran du den erfahrenen Eventfilmer erkennst.
Ein guter Eventfilmer hat das passende Portfolio
Ein Blick auf die Webseite eines Eventfilmers verrät, bei welcher Art von Veranstaltungen der Eventfilmer am erfahrensten ist.
Nicht alle Events sind gleich. Eine Hochzeitsfeier hat andere Herausforderungen als ein Ärztekongress oder ein Metal-Konzert.
Es geht nicht nur darum, die typischen Abläufe zu kennen, sondern auch um die Kulturkreise und gesellschaftlichen Konventionen, die üblich sind. Wie geht man miteinander um? Welche Sprache wird gesprochen? Welches Auftreten wird akzeptiert?
Aber bedenke auch: Aus verschiedensten Gründen möchte oder darf der Eventfilmer nicht alle Filme auf seiner Webseite zeigen. Außerdem muss die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) beachtet werden, um Persönlichkeitsrechte zu schützen.
Daher lohnt es sich immer, in einem persönlichen Gespräch herauszufinden, welche Art von Kunden oder Veranstaltungen der er sonst noch betreut.
Der Profi erfragt vorab den Zweck und die Zielgruppe des Eventfilms
Messe, Kongress, Vertriebstagung oder Jubiläumsfeier: die Art der Veranstaltung definiert oft den Zweck und damit auch die Zielgruppe. Beim Ärztekongress sind die Kamerabewegung etwas bedächtiger und die Bildschnitte ruhiger. Bei der Fachmesse für Fitnessgeräte ist in aller Regel eine dynamischere Bildsprache gewünscht. Das muss aber nicht so sein!
Sehr empfehlenswert ist es, wenn der Auftraggeber Referenzen zeigen kann, an denen sich der Eventfilmer orientieren sollte.
Ein Trend bei Veranstaltungen sind Hybrid-Formate. Ein Beispiel: Ein Unternehmen nutzt eine Jubiläumsveranstaltung gleichzeitig für Produktpräsentationen, Mitarbeiterbindung, PR, Recruiting und Networking. Das heißt: Es bucht einen Eventfilmer und aus den Dreharbeiten bei der Veranstaltung können später mehrere Filme entstehen. Deshalb ist es umso wichtiger, den Zweck und die Zielgruppe vorab zu klären.
Drei typische Beispiele:
Das Recap-Video von der Tagung, das nur intern gezeigt werden soll
Schön war’s: Das zauberhafte Licht, das wunderschön dekorierte Buffet und die Rede vom Vorstand. Das sind besondere Momente, an die sich jeder gerne erinnert – wenn er denn bei der Vertriebstagung dabei war.
So ein Video ist orientiert am Ablauf der Veranstaltung und ist selbsterklärend.
Es darf gerne etwas länger sein – jedenfalls mehr als die klassischen 60 bis 90 Sekunden bei Videos für Social Media. Der Teilnehmer ist neugierig, bekannte Gesichter zu sehen oder sich selbst im Video zu erkennen. Ihn interessieren die spannendsten Acts und er entdeckt Details aus einer anderen Perspektive.
Der Veranstalter selbst möchte auf jeden Fall das Tagungsmotto oder die Kernbotschaft in seinem Video wiederfinden. Für ihn ist ein Eventfilm eine großartige Gelegenheit, an der Stimmung der Veranstaltung anzuknüpfen und weiterführende Aktivitäten zu starten:
- Antworten auf Fragen, die während der Veranstaltung aufgekommen sind
- Feedback durch die Teilnehmer – um es das nächste Mal noch besser zu machen
- neues Infomaterial zu den Produkthighlights
Das Social Media-Video von der Messe
Videos von Veranstaltungen sind perfekter Content für Social Media. Die bekannte Grundregel fürs Storytelling gilt auch bei Eventfilmen: Menschen interessieren sich für Menschen – auch wenn sie selbst an der Veranstaltung nicht teilnehmen konnten.
Das Video für Social Media erreicht in erster Linie das Publikum, das nicht bei der Veranstaltung war. Im Gegensatz zum Recap-Video muss es gleich zu Beginn Aufmerksamkeit erzeugen und das Interesse des Zuschauer halten!
- das fertig geschnittene Video sollte möglichst bald veröffentlicht werden
- es darf gerne kurz und knackig sein – nicht länger als 60 Sekunden
- es kommt auf Emotionen und auf die Highlights an
- Testimonials von den Gästen sind Gold wert – am besten mit Untertiteln
- der Betrachter muss das Gefühl haben, dass er etwas verpasst hat
- ein Call-To-Action am Ende ist sinnvoll! Zum Beispiel die Messe noch zu besuchen um das Produkt live zu erleben
Das Marketingvideo, um neue Teilnehmer zu gewinnen
Wer einen Eventfilm nutzt, um neue Gäste, Sponsoren, Partner oder Keynotespeaker zu gewinnen, hat andere Prioritäten. Beim Marketingvideo steht der persönliche oder wirtschaftliche Nutzen der Veranstaltung im Vordergrund. Weil der Betrachter die Veranstaltung nicht kennt und wenig Zeit hat, ist eine Länge von 45 bis 90 Sekunden ideal.
Diese Szenen sollten in einem Marketingvideo nicht fehlen:
- großartige Atmosphäre des Veranstaltungsorts
- Zahlen-Daten-Fakten zum Veranstaltungsort, Teilnehmern und Nutzen
- erklärende Zwischentitel
- Menschenmengen
- Interaktionen mit dem Publikum
- Keynotespeaker
- Gäste aus Wirtschaft und Politik
- Unterhaltungsprogramm
- Möglichkeiten zum Netzwerken
- Testimonials von Gästen oder Kunden
Der Eventfilmer kennt die Location und den Ablauf der Veranstaltung, um gut vorbereitet zu sein
Schon beim Packen seines Equipments weiß der erfahrene Eventfilmer, ob er ein Stativ und das extra große Tele-Zoom brauchen wird, denn:
- er kennt die Agenda und die Location
- er bereitet seine Kameraeinstellungen vor und überprüft die Technik
- er weiß, wann er rechtzeitig an welchem Ort sein muss
- er ist nicht aus der Ruhe zu bringen, wenn es mal anders läuft als geplant
Trotz aller Vorbereitungen reagiert er auf das Unvorhersehbare – ausgelöst durch den heftigen Regenschauer, einen unerwarteten Gast oder plötzlichen Stromausfall.
Erfahrene Eventfilmer haben einen visuellen Stil
Während der Anfänger sich darauf konzentriert, die Blende an der Kamera richtig einzustellen, den Ton nicht zu übersteuern und das passende Objektiv zu finden, kümmert sich der Profi mehr um die Bildsprache, Bildausschnitte und Bewegungen. Mit Bewegungen sind nicht nur die Aktionen vor der Kamera sondern auch die Bewegung der Kamera selbst gemeint.
Videos leben von Bewegungen! 25 Bilder pro Sekunde! Die Zeit läuft.
Der Moderator kündigt den nächsten Redner an. Der Eventfilmer läuft ihm so entgegen, dass er ins Bild läuft und der Handshake zu sehen ist. Er läuft weiter um die Personen herum und hat jetzt auch das Publikum im Bild. Schnitt.
Der Profi gestaltet die eigene Bewegung im Einklang mit dem, was vor der Kamera passiert.
Wechselnde Bildausschnitte machen Videos dynamisch. Sie stimulieren den Betrachter: das ist nur ein Teil des Ganzen – aber warte, ich zeige dir gleich mehr!
- Drohnen-Aufnahmen von der Location
- im Wechsel die Totale von der Bühne und die Naheinstellung vom Redner
- eine verdichtende Tele-Aufnahmen aus 5 Meter Höhe
- dynamische Weitwinkel-Perspektive vom Bühnenrand
Aber Achtung: es geht nicht um wilde Bildsprünge! Ein Perspektivenwechsel sollte immer einen Sinn haben.
Der Betrachter möchte gerne an das Motiv herangeführt werden und verstehen, was er gerade sieht. Das ist der Messestand – hier ist das Produkt – hier zeige ich dir ein wichtiges Detail.
Die Kunst für den Eventfilmer besteht darin, mit dem Video Neugierde zu wecken und sie zu halten.
Zur Bildsprache zählen auch die Gestaltung mit Schärfe und Unschärfe und dem Bild-Look. Damit ist die Gestaltung der Farben, Bildkontrast, Helligkeit und Sättigung gemeint. Der Bild-Look ist das Feintuning, dass überwiegend in der Video-Postproduktion stattfindet. Allein die Auswahl eines Objektivs beeinflusst schon den späteren Look. Letztendlich ist der Stil immer geprägt von den persönlichen Präferenzen des Eventfilmers. Er ist nicht gut oder schlecht, sondern einfach individuell. Und dieser Stil muss zum Stil deiner Veranstaltung passen.
Ein Profi passt sich durch seine Kleidung und seinem Verhalten der Veranstaltung an
Der professionelle Eventfilmer verhält sich als Gast und integriere sich in die Gesellschaft. Er informiert sich beim Veranstalter nach dem Dresscode. Im Zweifelsfall wählt es Business-Casual (Jeans, Hemd, Blazer) – gepflegt, aber nicht zu förmlich.
Er bleibt unauffällig im Hintergrund, sichert sich aber auch mal einen Platz in der ersten Reihe, wenn das „bessere“ Bild das erfordert.
Seine Kameratechnik ist smart – und nicht auffällig groß. Die Teilnehmer dürfen unter keinen Umständen das Gefühl bekommen, mit der Kamera überlistet zu werden.
Und ganz wichtig: wenn der Eventfilmer den Gästen interessiert und gleichzeitig wertschätzenden begegnet, gelingen garantiert die besseren Aufnahmen.
Apropos Auftreten: Auch die Geräusche beim Laufen oder beim Öffnen des Kamerakoffers können ein Kopfschütteln der Gäste auslösen, wenn sonst alles im Saal muxmäuschenstill ist. Dem Profi passiert so etwas nicht!
Gute Eventfilmer haben ein Gespür für Ton, Sprache und Musik
Wie wichtig sind Sprache, Musik oder Geräusche für den Eventfilm?
Diese Frage wird sehr gerne „vergessen“, sollte aber unbedingt vor Drehbeginn geklärt werden!
Sehr viele Eventfilmer messen dem Ton keine besondere Bedeutung bei. Auch die Auftraggeber sind sich oft nicht bewusst, welche Wirkung Geräusche haben können!
Stelle dir drei unterschiedliche Video von einer Podiumsdiskussion vor:
A: ohne Sprache und Geräusche, das Video ist nur mit Musik untermalt
- hier wirkt die Diskussion abstrakt. Die Musik vermittelt die Stimmung, die Inhalte haben keine Bedeutung. Es wurde diskutiert.
B: mit Musik, aber gleichzeitig hörst du auch wichtige Stichworte
- hier dominiert die Musik zwar die Stimmung, das Video wirkt durch die Stichworte nicht ganz so abstrakt wie im ersten Fall.
C: ohne Musik, die Diskussion ist gut verständlich
- das Video wirkt sehr dokumentarisch, denn es kommt auf die Worte an. Eine zusätzliche Bedeutung durch die Musik gibt es nicht.
Welche Variante die beste ist, hängt vom Einsatzzweck ab!
Bei Reden ist es im Zweifelsfall immer gut, die Sprache vom Mischpult des Veranstalters aufzuzeichnen – mit einem separaten Audiorecorder.
Falls keine professionelle Sprachübertragung am Veranstaltungsort vorgesehen ist, ist ein Ansteck-Funkmikro für den Redner die Lösung. Der erfahrene Eventfilmer hat die passende Tontechnik dabei und klärt mit den Rednern und dem Veranstalter ab, wer die Tonaufzeichnung macht.
Es ist grundsätzlich empfehlenswert, Funkmikros auf Veranstaltungen mitzunehmen! Auch, um spontan Interviews in guter Tonqualität drehen zu können.
Ein Experte für Eventfilme nutzt eine Kamera, die auch bei wenig Licht gute Ergebnisse liefert
Gedämpftes Licht und Kerzenschein. Bei den Gästen sorgt das für eine gemütliche Atmosphäre – beim unerfahrenen Eventfilmer für Schweißperlen auf der Stirn. Bei Abendveranstaltungen ist das gemütliche Licht am Veranstaltungsort immer eine Herausforderung: Bei Low-Light ist das Bildsignal ist für die meisten Kameras einfach zu schwach.
Die Folge: Krisseliges Bildrauschen und flaue Farben
Der Profi nutzt spezielle Kameras, die auch bei Kerzenschein sehr hochwertige Videoaufnahmen machen – noch besser in Kombination mit lichtstarken Objektiven!
Ein Profifilmer kann gut im Team mit Fotografen und anderen Videografen arbeiten
Bei größeren Veranstaltungen ist immer Teamarbeit angesagt. Mehreren Videografen sind an unterschiedlichen Orten gleichzeitig unterwegs sein. Ein zweiter Kameramann filmt den Referenten aus einer anderen Perspektive. So entstehen besonders abwechslungsreiche Videos.
Oft sind der Eventfilmer und ein Eventfotografen gemeinsam im Einsatz. Beide sollten sich nicht gegenseitig im Bild stehen, auch wenn es um das gleiche Motiv geht. Der Profi kennt die Problematik und denkt für den Kollegen mit.
Fotograf und Videograf besprechen gemeinsam, ob auch ohne Blitzlicht fotografiert werden kann. Im Video wird das Geblitze als störend empfunden, wenn nicht gerade Jubelstimmung ist und das Blitzlichtgewitter im Bild die Bedeutung des Applauses im Ton unterstützt.
Ein Eventfilmer kann (!) einen Film selber schneiden und nachbearbeiten
Wenn der Eventfilmer den Videoschnitt selbst machen kann, hat das diverse Vorteile.
- Er sucht gezielt nach den Motiven, die er für den Schnitt braucht, weil er maßgeblich für das Gesamtergebnis verantwortlich ist.
- Er macht sich Gedanken zur Eröffnungsszene und zum Schlussbild und weiß, welche Fallstricke es im Videoschnitt gibt, die er schon beim Dreh vermeiden kann.
- Das Sichten des gedrehten Materials geht zügiger, weil er weiß, ob es vom Schwenk übers Publikum eine zweite Einstellung gibt oder nicht. Er muss auch nicht rätseln, an welchem Speicherort er sie eventuell finden könnte.
- Der Videoschnitt geht schneller, weil er die Zusammenhänge kennt und Alternativen vorschlagen kann, falls es Änderungswünsche vom Kunden gibt.
- Das Video wird schneller fertig – ohne dass die Qualität leidet.
Selbstverständlich gibt es Anlässe, bei denen die Teamarbeit mit einem Videoeditor die bessere Wahl ist. Der Profi unter den Eventfilmern kann sich in beiden Rollen wiederfinden!
Er achtet auf hohe Sicherheit bei der Produktion und im Umgang mit Daten
Jeder, der das schon mal erlebt hat ist ein gebranntes Kind: Die Kamera gibt plötzlich den Geist auf. Die Speicherkarte ist auf einmal unlesbar. Datenverlust – der Worst Case! Alle Mühen umsonst!
Es gibt mehrere Optionen, solchen Szenarien vorzubeugen:
- Ersatzkamera oder generell doppeltes Equipment mitnehmen
- Daten parallel auf zwei getrennte Speicherkarten schreiben
- Sicherungskopien der Daten möglichst unmittelbar nach dem Drehende oder in einer Pause durchführen
- Daten auf physikalisch getrennte Medien sichern und an unterschiedlichen Orten aufbewahren – alternativ in der Cloud. So sind die Daten vor Diebstahl und einen technischen Defekt geschützt
- Datenbackup auf diese Weise während des gesamten Produktionsprozesses durchführen
Eine Langzeitarchivierung der finalen Videos und auch der Rohdaten kann sinnvoll sein – am besten mit dem Auftraggeber absprechen.
Die Kostenkalkulation für den Eventfilm ist durchschaubar
Wer einen Eventfilmer sucht, interessiert sich auch für die Preise. Die sind nicht immer auf der Homepage zu finden und das hat einen guten Grund, denn es gibt mehrere Faktoren, die ins Honorar einfließen:
Der Erfahrungs-Faktor
Weil der Profi schneller und sicherer zu Ergebnissen kommt, ist er deshalb nicht günstiger als der Anfänger, sondern wird zurecht ein höheres Honorar aufrufen.
Der Wert-Faktor
Grundsätzlich bemisst sich das Honorar für den Eventfilmer nach dem Wert, den das Video für den Auftraggeber hat. Welchen Nutzen hat der Kunde davon? Ein Video vom Finanzkongress einer großen Bank hat einen anderen „Hebel“ als ein Video von der Vernissage einer lokalen Kunstgalerie.
Der Zeit-Faktor
Unabhängig vom Wert des Videos gibt es immer einen Zeitaufwand für den Produktionsprozess. Dazu zählt nicht nur die reine Drehzeit, sondern auch Zeit für die Vorbereitungen, Materialsichtung, Videoschnitt, Musikauswahl und so weiter.
Der Klick-Faktor
Je öfters ein Video angeschaut wird, desto wertvoller ist es für den Kunden. Die Aufmerksamkeit die es bekommt ist jedoch nicht eindeutig messbar und schon gar nicht vorhersehbar. Sie hängt stark zusammen mit dem Thema und dem Kundenkreis des Videos, also dem Wert-Faktor.
Der Lebenshaltungskosten-Faktor
Gemeint sind die Grundkosten für die Lebenshaltung des Filmers. Wer in München, Hamburg oder Frankfurt wohnt, wird wahrscheinlich teurer sein als der Kollege aus Schwerin.
Die Mischung aus fixen Kosten, variablen Kosten, ideellen und kommerziellen Werten macht eine Kalkulation extrem schwierig. Es gibt keinen „gerechten“ Preis, es ist vielmehr eine Mischkalkulation. Deshalb wird ein erfahrener Eventfilmer für jede Anfrage ein individuelles Angebot erstellen.
Im Angebot sollte klar benannt werden, was der Kunde bekommt:
- wie lange der fertige Film ungefähr sein wird
- welche Technik im Preis enthalten ist wie zum Beispiel: Stativ, Licht und Funkmikro
- wieviel Personal mit welchen Drehzeiten kalkuliert ist
- welche Fahrtkosten und Reisekosten anfallen
- welches Bildformat das fertige Video hat
- auf welcher Plattform es gezeigt wird
Im Angebot sollte anhand von vergleichbaren Produktionen benannt werden, welche zusätzlichen Kosten anfallen könnten, zum Beispiel durch:
- Überstunden
- zusätzliche Technik, zum Beispiel für Super-Zeitlupen-Aufnahmen
- Live-Produktion und Streaming
- Aufwand für Grafikanimationen, Bildbearbeitung und Retuschen in der Postproduktion
- Musikauswahl, Sprachadaptionen, Off-Sprecher etc.
Fazit
Es kann ganz schön anspruchsvoll sein, den passender Eventfilmer zu finden.
Welche Aspekte im Einzelfall wichtig sind, hängt von den Erfahrungen und auch Erwartungen des Auftraggebers ab. Neben den oben aufgeführten Themen ist es natürlich auch wichtig, ob er verfügbar ist, wo sein Standort ist und ob „die Chemie stimmt“ (ich nenne das den „Nasen-Faktor“).
Du erkennst einen erfahrenen Eventfilmer immer auch
- an den Fragen, die er im Briefinggespräch stellt,
- an der Art und Weise, wie er mit dir kommuniziert
Übrigens: Ich filme seit 2009 Events und habe bereits auf mehr als 130 Veranstaltungen und für Kunden wie Adidas, Audi, Deutsche Börse, Fresenius, Obi, Roche und Siemens Eventfilme produziert. Hier erfährst du mehr über meine Arbeit
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